Задание 1.
Приказ о совмещении должностей

При оформлении приказа о совмещении должностей были допущены следующие ошибки:

1. Неверно указано место составления документа. В соответствии с п. 3.14 ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Неправильно: «гор. Торжок». Правильно: «г. Торжок Тверской обл.»
2. В заголовке кадрового приказа, как правило, указываются должность и фамилия, имя, отчество работника, в отношении которого издан приказ: «О совмещении должностей бухгалтером Крюковой Г.И.»
3. Так как работнику в порядке совмещения должностей поручается выполнение обязанностей другого работника, следует помимо должности отсутствующего работника (кассир) указывать его фамилию, имя, отчество (например, Худякова М.К.)
4. Кассиру был предоставлен отпуск по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ), название которого следует указывать именно так, как это предусмотрено нормативными правовыми актами. Неправильно: «в декретном отпуске». Правильно: «в отпуске по беременности и родам».
5. С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. Статья 151 ТК РФ предусматривает, что при совмещении должностей работнику производится именно доплата, но не выплачивается заработная плата по совмещаемой должности. Неправильно: «с ежемесячной выплатой заработной платы кассира». Правильно: «с ежемесячной доплатой»
6. В основании для издания приказа указано письменное предложение работнику о совмещении должностей, на котором, очевидно, работник сделал отметку о своем согласии на выполнение дополнительной работы. Однако при таком оформлении совмещения должностей не учитывается важный момент, предусмотренный ч. 2 ст. 151 ТК РФ: «Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы».

Для поручения работнику дополнительной работы мало одного лишь согласия работника на ее выполнение. Сторонам трудового договора необходимо достигнуть соглашения об объеме, содержании работы, размере доплаты за нее, что, как правило, оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору.

Таким образом, в основании для издания приказа необходимо указывать дополнительное соглашение сторон о совмещении должностей: «Основание: дополнительное соглашение к трудовому договору от 23.11.2009 №…».

7. При оформлении процедуры ознакомления с документом используется реквизит «Виза». Виза ознакомления включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату, которой в приведенном примере нет.
8. Неверно указано наименование должности бухгалтера Крюковой Г.И. Должность «кассир» должна быть использована в реквизитах «Подпись» или «Виза» только в двух случаях:

В рассматриваемой ситуации стороны трудовых отношений выбрали другой вариант выполнения обязанностей временно отсутствующего работника – совмещение должностей, а значит, работник (бухгалтер) продолжает занимать ту же должность, которая указана в его трудовом договоре.

Задание 2.
Письменное приглашение об увольнении в порядке перевода

В приведенном письме об увольнении работника в порядке перевода допущены следующие ошибки:

1. Указание почтового адреса не соответствует Правилам оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221.

Так, в соответствии с п. 23 указанных Правил реквизиты адреса на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:

а) для юридического лица – полное или краткое наименование;

б) банковские реквизиты;

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

2. Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем.
3. Регистрационный номер письма должен включать не только порядковый номер, но и номер дела по номенклатуре дел, в которое будет подшита копия отправленного письма. Как правило, в исходящих документах эти реквизиты указываются через дробь: например, 04–10/322.
4. В бланке письма пропущен реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа». В этом письме, которое не является ответом, строки этого реквизита не заполняются:

«На № _______ от ___________».

5. Неверно указаны сведения об адресате.

Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. В приведенном примере письмо адресовано должностному лицу – руководителю организации.

При адресовании писем руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, а инициалы указываются перед фамилией, например: «Директору ООО «Чайка» А.Д. Зинякову».

6. В письме отсутствует обращение, в то время как в современной деловой переписке принято обращаться к адресату в вежливой форме с учетом его должности, служебного положения, сферы деятельности. После обращения, как правило, ставят восклицательный знак, а само обращение печатают на отдельной строке центровано относительно текста письма.
7. После текста письма принято использовать заключительную формулу вежливости, которая печатается на отдельной строке и отделяется от наименования должности запятой.
8. При оформлении документа на официальном бланке (как в приведенном примере) в наименовании должности руководителя организации в реквизите «Подпись» не повторяется наименование организации:

«Генеральный директор Зайченко М.И. Зайченко»

9. Реквизит «Отметка об исполнителе» указывает, кто из работников составлял текст письма, подписанный руководителем организации. Отметка об исполнителе должна включать инициалы и фамилию составителя документа (без слова «Исполнитель»), и номер его служебного телефона (без надписи «тел.»), например:

Е.Н. Пятунина

(499) 122-60-75