Форма КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста» является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков ККМ и применяется в организациях, в которых согласно штатному расписанию не предусмотрена должность кассира-операциониста (к примеру, в случае установки ККМ для работы официантов).
Согласно Альбому унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, утвержденному Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Все записи в журнале ведутся специалистом, работающим на ККМ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира, контролера-кассира, продавца или официанта, руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки.
Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и контролера-кассира, продавца, официанта и др. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте и фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.
В отличие от формы КМ-4 «Журнала кассира-операциониста», форма КМ-5 имеет меньшее количество граф (12 вместо 18). При этом оставшиеся графы в журнале КМ-5 дублируют соответствующие графы КМ-4 «Журнала кассира-операциониста».
Порядок заполнения формы КМ-5
Графа № 1 – указывается текущая дата.
Графа № 2 – номер отдела (секции). Заполнять эту графу необходимо в том случае, если ККМ обслуживает несколько торговых секций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.
Графа № 3 – фамилия, имя, отчество продавца, официанта, приемщика заказов.
Графа № 4 – указывается номер Z-отчета, соответствующего текущей дате, который обязательно печатается на самом отчете и имеет сквозную нумерацию от 1 и далее.
Графа № 5 – необходимо поставить прочерк. Показатели в столбце № 5 заполняют налоговые инспекторы только при перерегистрации ККМ. Однако, как правило, они этого не делают.
Графа № 6 – показания счетчика ККМ «Необнуляемый нарастающий итог» на начало смены, которые указываются в Z-отчете. Показания на начало дня – это те же показания, что и на вечер предыдущего дня. Данные в этой графе соответствуют столбцу № 6 в «Журнале кассира-операциониста» КМ-4
Графа № 7 – показания счетчика ККМ «Необнуляемый нарастающий итог» на конец смены. Называется этот счетчик по-разному для различных контрольно-кассовых машин, например: «главный суммирующий денежный счетчик», «нарастающий итог», «итого», «итоговый счетчик», «гросс-итог». Соответствует столбцу № 9 в «Журнале кассира-операциониста» КМ-4.
Графа № 8 – сумма общей валовой выручки за смену согласно показаниям счетчика ККМ в Z-отчете. Определяется как разность между графами № 7 и № 6. Безналичные платежи включены в графу № 8. Соответствует столбцу № 10 «Журнала кассира-операциониста» КМ-4.
Графа № 9 – сумма наличной выручки, сдаваемая в кассу организации, за вычетом денег, возвращенных покупателям в рабочую смену на основании КМ-3. Это, по сути, аналог справки кассира КМ-6 в ситуации применения «Журнала кассира-операциониста» КМ-4.
Таким образом, если у Вас были возвраты, суммы в графах № 8 и № 9 совпадать не могут, а графа № 9 уменьшается на сумму возврата. Чтобы обосновать расхождения в суммах между графами № 8 и № 9, обязательно должен быть заполнен акт КМ-3 «О возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам».
Графы № 10, № 11 – подписи соответствующих должностных лиц организации.
Графа № 12 – можете поставить прочерк.
Образец 1: «Заполнение формы КМ-5 по четырем отделам с возвратом денег покупателю»
1 отдел – основная реализация с возвратом денег покупателю;
2 отдел – акцизные товары (алкоголь, автомасла, автомобили и прочее);
3 отдел – безналичная оплата покупок при помощи банковских карт;
4 отдел – учет бонусов в момент их гашения.
Подобно подарочным сертификатам учитываются и накопительные бонусы (баллы, купоны, условные монеты и прочие варианты), выдаваемые покупателю сразу в бумажном эквиваленте или начисляемые покупателям при оплате товара (услуги) на специальные пластиковые карты. С помощью полученных бонусов покупатель может оплатить в перспективе полностью или часть стоимости следующих покупок (услуг).
Как учитывать бонусы при оформлении документов кассы?
Для начала необходимо четко понять сущность накопительного бонуса или подарочной карты. Казалось бы, бонусы и подарочные карты – разные понятия и механизмы, но суть у них совершенно одинакова, получение блага (стоимости) без внесения наличной оплаты. Поясним на примерах:
1. Бонус 10% – при покупке товара на 1000 рублей, предприятие-продавец кладет Вам на условный счет бонус 100 рублей (тем самым признавая, что помимо фактической покупки товара (услуги) за 900 рублей, Вы внесли еще и предоплату в 100 рублей в счет будущих сделок), т.е. это фактически Ваша предоплата. Далее, накопив этих бонусов достаточное количество, Вы можете оплатить ими необходимый товар (услугу) в том же предприятии, предъявив бонусную карту или купоны.
P.S. Иногда, некоторые предприятия не позволяют оплатить накопленными бонусами полностью товар (к примеру, не более 30% от его розничной стоимости), тем самым выдавая накопленные бонусы за обычную скидку. В этом случае, пробитие кассового чека на отдельную секцию не делается, так как безналичной оплаты не происходит, покупатель вносит наличные, лишь покупая товар по сниженной цене.
2. Подарочная карта на 1.000 рублей – предприятие-продавец сразу кладет Вам (точнее, будущему владельцу карты) 1.000 рублей на условный счет, т.е. Вы фактически вносите наличную предоплату. Далее Вы или любой предъявитель сертификата, через какое-то время может на эту внесенную ранее предоплату купить необходимый товар (услугу). Оплата наличными в этом случае не происходит.
Стоит отметить, что выручка от реализации товара отражается в составе доходов в момент получения оплаты от покупателя. Поступивший аванс также учитывается в составе доходов в момент получения. Это следует из пункта 2 статьи 273 и подпункта 1 пункта 1 статьи 251 Налогового кодекса РФ.
Налоговые службы настаивают, что пробивать чек нужно при получении любых наличных, независимо от того продается товар или вносится за него предоплата. И это логично, в противном случае как минимум фактическая сумма в денежном ящике не будет сходиться с данными по ККМ.
При списании бонусов их стоимость пробивается так же, как и в случае с подарочными сертификатами, на отдельную секцию ККМ и оформляется по образцу безналичных расчетов по пластиковым картам. В целях избегания разногласий с налоговыми органами, рекомендуем закрепить внутренними распорядительными документами: порядок начисления бонусов, способ отражения в отчетных документах кассира-операциониста указанных операций.
Если организация предоставляет своим покупателям другие типы скидок (сезонные скидки, специальные предложения, скидки в зависимости от количества, скидки за день рождения, накопительные скидки по дисконтной карте и т.п.), которые реализовываются «здесь и сейчас» – пробивать их на отдельную секцию ККМ не нужно. Они также не находят отражения в «Журнале кассира-операциониста» КМ-4 или в «Журнале регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста» КМ-5. Это внутреннее дело предприятия, но не кассового аппарата.
Обратите внимание на то, что в форме КМ-5 не предусмотрены отдельные столбцы для отражения количества оплат по пластиковым картам и возвратов покупателям по неиспользованным кассовым чекам КМ-3, просто лишь видны разницы между началом и концом рабочей смены. Иногда ИФНС не против, чтобы эта информация была раскрыта в столбце № 12 «Примечание».
В любом журнале для учета операций по приходу наличных денег (выручки) при применении ККМ (не важно «Журнал кассира-операциониста» КМ-4 или «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста» КМ-5) – все равно необходимо учитывать общую совокупную выручку, основанную на каждом пробитом чеке (и неважно, на какую секцию это происходило). Так как помимо учета операций по приходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине, эти формы также являются контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков, что, как Вы понимаете, требует учета и безналичных поступлений. Хотя и данные формы были утверждены в 1998 году и не предусматривали явный учет безналичных платежей в то время, но путем многих инструкций и циркуляров ИФНС сгладило это неудобство.
Итак, итог Вы должны подводить не за день, а если быть более корректными – за рабочую смену, то есть за временной период, загашенный Z-отчетом. То есть, если у Вас 2 и более Z-отчета за календарный день, соответственно у Вас должны быть две и более суммирующие строки в КМ-4 или КМ-5. Прием-сдача наличных денег в КМ-5 оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и контролера-кассира (продавца, официанта и пр.), в отличие от КМ-4, где для этой процедуры служит справка кассира КМ-6.
